Was ist die Cost of Vacancy?
Stell dir vor, ein leistungsstarkes Mitglied deines Teams verlässt das Unternehmen. Sein Schreibtisch bleibt leer, seine Aufgaben unerledigt. Die Lücke, die er hinterlässt, ist mehr als nur ein unbesetzter Stuhl – es ist eine Leistungslücke, die bares Geld kostet. Die Cost of Vacancy (CoV) ist also weit mehr als ein unbesetzter Arbeitsplatz. Es ist die Summe aller Verluste, die ein Unternehmen erleidet, während eine Stelle vakant ist. Von der unerledigten Arbeit, die liegen bleibt, über verpasste Geschäftschancen bis hin zu Überstunden, die das verbleibende Team leisten muss – all das schlägt sich nieder in der Produktivität und letztlich in den Finanzen des Unternehmens. Die Cost of Vacancy kann direkte Kosten, wie Überstundenentgelte oder den Einsatz von Zeitarbeitskräften, und indirekte Kosten, wie die Beeinträchtigung des Teamgeists oder den Verlust von Kundenvertrauen, umfassen.
Wichtigkeitsfaktor als Berechnungsgrundlage
Die Berechnung der Cost of Vacancy muss immer vor dem Hintergrund des individuellen Wertschöpfungsbeitrags einer Person betrachtet werden. Bei Verwaltungsberufen beispielsweise, deren Beitrag zum Unternehmenserfolg die saubere Prozessdurchführung ist, führt eine lange Vakanz zu eher nachgelagerten wirtschaftlichen Auswirkungen. Fehlt etwa ein:e Mitarbeiter:in in der Lohnbuchhaltung oder im Controlling, kann das weitreichende Konsequenzen haben. Anders verhält es sich bei Positionen, die unmittelbar Umsatz generieren, wie bei Monteur:innen im Handwerk, deren abrechenbare Stunden direkt verloren gehen und Projekte abgelehnt werden müssen.
Ein weiterer Aspekt ist der Wissensverlust -sogenannter Brain-Drain – der oft nicht in Zahlen auszudrücken ist, aber dennoch schwerwiegende Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens hat. Die Fluktuation oder lange Einarbeitungszeiten können dazu führen, dass erforderliches Know-how verloren geht und das Unternehmen Schwierigkeiten hat, auf Kurs zu bleiben.
Cost of Vacancy: Berechnung
Es gibt diverse Berechnungsgrundlagen für die Cost of Vacancy. Die aus unseren Augen praktischste Methode zur Berechnung der Cost of Vacancy setzt hinter jeder Stelle einen Wichtigkeitsfaktor. Basierend auf der Annahme, dass eine Person nur eingestellt wird, wenn sie zur Wertschöpfung beiträgt, kann das Bruttojahresgehalt mit einem Faktor von 1,5 bis 3 multipliziert werden, je nach der Bedeutung der Stelle für das Unternehmen. Diese Summe wird dann durch die Anzahl der Tage der Vakanz geteilt.
Beispiel: Einer Stelle, die den Arbeitgeber insgesamt 65.000 € kostet, wird einen Wichtigkeitsfaktor von 2 beigemessen. Das ergibt bei 250 Arbeitstagen im Jahr Kosten von 520 € pro Tag. Kann die Vakanzzeit von 60 auf 30 Tage halbiert werden, spart das Unternehmen bereits 15.600 €. Diese Rechnung ist natürlich immer nur eine Annäherung, aber sie verdeutlicht eindrücklich den Mehrwert, den eine schnelle Besetzung wertschöpfungsnaher Berufe hat.
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Wie macht sie Entscheidungen besser?
Die systematische Berechnung der Cost of Vacancy transformiert die Art und Weise, wie du über offene Stellen und Rekrutierungsstrategien in deinem Unternehmen denkst. Der erste Schritt, um diesen Prozess zu vereinfachen und zu verbessern, ist die Einführung von Wichtigkeitsfaktoren für jede Position innerhalb deiner Organisation. Diese Faktoren, die einmalig festgelegt und regelmäßig überprüft werden, ermöglichen es dir, bei jeder Vakanz schnell zu handeln, ohne jedes Mal von Grund auf über die Wichtigkeit und die damit verbundenen Kosten nachdenken zu müssen.
Durch die Anwendung dieser Faktoren auf die Cost of Vacancy-Berechnung kannst du eine direkte Verbindung zwischen der Bedeutung einer Stelle und den zugeordneten Rekrutierungsbudgets herstellen. Das bedeutet, dass du für kritische Positionen, deren Vakanz hohe Kosten verursacht, gegebenenfalls mehr Budget für die Rekrutierung einplanen kannst. Dies könnte die Nutzung spezialisierter Headhunter, den Einsatz fortschrittlicher Rekrutierungstechnologien oder die Erhöhung der Sichtbarkeit der Stellenanzeige umfassen. Entscheidend ist, dass du auf Basis der berechneten Cost of Vacancy Maßnahmen ableitest, die nicht nur die Rekrutierungszeit verkürzen, sondern auch die Qualität der Neuanstellungen verbessern.
Wie verringert man die Cost of Vacancy?
Um die Cost of Vacancy langfristig zu senken, ist es unerlässlich, dass deine Arbeitgebermarke ständig sichtbar und ansprechend ist. Eine authentische und individuelle Präsentation am Markt unterscheidet dich von der Konkurrenz und macht dein Unternehmen für potenzielle Bewerber:innen attraktiver. Es geht nicht um oberflächliche Anreize wie Jobräder oder Gutscheine, sondern um die echten Geschichten und die Leidenschaft der Menschen, die bei dir arbeiten. Diese Geschichten zu teilen und sichtbar zu machen, was es bedeutet, Teil deines Teams zu sein, schafft eine emotionale Verbindung und zieht Bewerber:innen an, die sich mit den Werten und Zielen deines Unternehmens identifizieren können.
Dauerhafte Sichtbarkeit erreichst du durch eine durchdachte Präsenz in den sozialen Medien, eine ansprechende Karriereseite und die Teilnahme an Branchenevents. Dabei ist es wichtig, dass die Kommunikation echt und sinnhaft ist. Zeige auf, wie du als Arbeitgeber einen Unterschied im Leben deiner Mitarbeiter:innen machst und wie ihr gemeinsam an einem Strang zieht, um die Unternehmensziele zu erreichen. Ein solches Umfeld zieht nicht nur Talente an, sondern fördert auch die Bindung deiner aktuellen Belegschaft, was wiederum die Fluktuation senkt und die Cost of Vacancy minimiert.
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